按计划行事制订活动统筹安排时，要拿出日历，从活动举办日期之前开始计划起，规定何时完成何事。近乎失败的活动事例不胜枚举。有一次活动中，活动安排表与标牌到了后时还在进行变更，而且没有及时送到活动现场;另一次活动中，活动安排表已经发下去，宣传插页才刚刚送达;还有一次活动中，印有活动标记的T-恤拿到现场的时候竟是刚刚从厂下线的——包装盒打开后还依然散发着印刷时留下的蒸汽。所有这些细节都会令活动嘉宾感到活动的组织毫无条理性。凡此种种，只说明了一点：活动策划不周、协调不力设置严格的截止时间活动要素中必须设置严格的截止时间，否则，你将突然领略多米诺骨牌效应的威力。原本一件不起眼的小事，却会产生难以想象的重大影响。一次筹款活动中，组织方在后关头决定改变座位的安排次序，导致自己没有时间来进行后的检查。结果是漏洞百出，场面尴尬：同一张桌子安排给了两家赞助商，结果不得不为他们再安排另一张子，而到场的重要嘉宾只得站着等。由于没有规定要准备额外的桌布和摆饰，这张桌子和其他桌子相比，就难免显得另类。后时刻改变座位安排，自己就不会有足够的时间核查自己对座位次序安排所做的调整。提前做好一切基工作在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前，就应该将一切都安排妥当。前期会面按照计划应该安排在设备的搬入和安装之前进行，以便所有的参与者都有时对相关细节做后的检查，找出本来可以预见到，但由于物流方面的疏忽所导致的一些纰漏。你希望活动当天所有人都有良好的精神风貌，处于佳状态，发挥出好水平，功地协调和执行活动的每个环节，你不希望他们到了后关头还在四处张罗本该早已做好的基础工作。